Étape 1 — Analyse du besoin
J’ai étudié le cahier des charges, les règles de gestion et la structure des fichiers Excel fournis afin de comprendre précisément le traitement attendu.
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Stage BTS SIO SLAM26 janvier - 13 mars 2026Océalliance - Lorient
Application d’import automatisé XLS en base de données
Automatiser et fiabiliser l’intégration de données Excel vers HyperFile pour MyReport
Ce projet avait pour but de fiabiliser et automatiser l’import de fichiers Excel dans une base HyperFile afin de faciliter l’exploitation des données dans l’outil décisionnel MyReport.
WinDevHyperFile / HFSQLExcel .xlsmMyReportBase de donnéesLogsAutomatisationTraitement de données
Contexte
Ce projet a été réalisé pendant mon stage de deuxième année de BTS SIO option SLAM, du 26 janvier au 13 mars 2026, au sein du groupe Océalliance, sur le site de Lorient.
Océalliance est une entreprise spécialisée dans le mareyage et la distribution de produits de la mer. Le service informatique intervient sur les infrastructures, les postes utilisateurs, les logiciels métiers, les applications internes, la sécurité des données et l’amélioration continue des outils numériques.
Le besoin métier était d’intégrer régulièrement des données venant de fichiers Excel, d’éviter les manipulations manuelles, de fiabiliser les imports, d’assurer la cohérence des données et de permettre leur exploitation décisionnelle dans MyReport.
Océalliance est une entreprise spécialisée dans le mareyage et la distribution de produits de la mer. Le service informatique intervient sur les infrastructures, les postes utilisateurs, les logiciels métiers, les applications internes, la sécurité des données et l’amélioration continue des outils numériques.
Le besoin métier était d’intégrer régulièrement des données venant de fichiers Excel, d’éviter les manipulations manuelles, de fiabiliser les imports, d’assurer la cohérence des données et de permettre leur exploitation décisionnelle dans MyReport.
Objectifs du projet
- Importer automatiquement des fichiers Excel .xlsm.
- Vérifier la structure du fichier avant traitement.
- Contrôler la présence de la bonne feuille.
- Vérifier les colonnes attendues.
- Contrôler les champs obligatoires.
- Détecter les doublons.
- Ajouter les nouveaux enregistrements.
- Mettre à jour les enregistrements existants.
- Enregistrer les erreurs et traitements dans une table de logs.
- Garantir la traçabilité des imports.
- Préparer les données pour leur exploitation dans MyReport.
Démarche de réalisation
Étape 2 — Conception
J’ai défini la logique de traitement, la clé unique, les contrôles à effectuer, la stratégie d’ajout ou de mise à jour et le système de logs.
Étape 3 — Développement sous WinDev
L’application lit le fichier Excel, vérifie sa structure, parcourt les lignes, contrôle les données, recherche les enregistrements existants, puis ajoute ou met à jour les données dans HyperFile.
Étape 4 — Optimisation de la base
Au départ, une table unique était utilisée. La structure a ensuite été améliorée vers une organisation proche d’un schéma en étoile, avec une table principale et plusieurs tables secondaires, pour réduire la redondance et optimiser le stockage.
Étape 5 — Tests
L’application a été testée sur de gros volumes de données, notamment environ 300 000 lignes puis 150 000 lignes, afin de vérifier la stabilité, les performances, la cohérence des données et l’absence de doublons.
Étape 6 — Documentation
Une documentation technique a été rédigée pour décrire le fonctionnement de l’outil, les règles de gestion, la structure de la base et la procédure d’utilisation.
Fonctionnement technique
Le déroulement d’un import suit une chaîne de contrôles afin de sécuriser le traitement avant toute insertion ou mise à jour.
- Étape 1
Détection ou sélection du fichier Excel.
- Étape 2
Vérification de l’existence du fichier.
- Étape 3
Vérification du format .xlsm.
- Étape 4
Contrôle du nom de la feuille.
- Étape 5
Contrôle des colonnes attendues.
- Étape 6
Lecture des lignes.
- Étape 7
Vérification des champs obligatoires.
- Étape 8
Recherche de la clé unique dans la base.
- Étape 9
Ajout si l’enregistrement n’existe pas.
- Étape 10
Mise à jour si l’enregistrement existe déjà.
- Étape 11
Enregistrement des erreurs et actions dans la table LOGS.
Gestion des logs
La table LOGS permet de conserver une trace des traitements réalisés. Elle enregistre notamment :
- l’utilisateur ;
- la date et l’heure du traitement ;
- le nom du fichier traité ;
- le type d’erreur rencontré ;
- le champ concerné ;
- le numéro de ligne impacté ;
- l’information indiquant si l’erreur concerne un champ obligatoire.
Ce système facilite le diagnostic, le suivi des erreurs et la maintenance de l’application, car chaque anomalie peut être reliée à un fichier, une ligne et un champ précis.
Difficultés rencontrées
- Format Excel initial pas totalement compatible avec la lecture automatisée sous WinDev.
- Nécessité d’adapter le fichier avec une macro Excel.
- Gestion de gros volumes de données.
- Optimisation des traitements pour éviter les lenteurs.
- Restructuration de la base pour éviter les redondances.
- Mise en place d’un système fiable de contrôle et de logs.
Solutions apportées
- Création ou adaptation d’une macro Excel pour rendre le fichier exploitable.
- Contrôles avant import pour éviter les erreurs.
- Mise en place d’une clé unique.
- Ajout d’un système de logs.
- Optimisation du modèle de données.
- Tests progressifs sur différents volumes de données.
- Automatisation du traitement.
Technologies utilisées
WinDevHyperFile / HFSQLExcel .xlsmMyReportBase de donnéesLogsAutomatisationTraitement de données
Impact du projet
Automatisation horaire
Le traitement peut s’exécuter toutes les heures afin de maintenir les données à jour.
Moins d’interventions manuelles
Les manipulations répétitives sont limitées et le risque d’erreur humaine diminue.
Meilleure fiabilité
Les contrôles de structure, de colonnes, de doublons et de champs obligatoires sécurisent l’import.
Traçabilité des erreurs
La table LOGS conserve les informations nécessaires au suivi et au diagnostic.
Exploitation MyReport facilitée
Les données intégrées dans HyperFile peuvent ensuite alimenter l’analyse décisionnelle.
Résultat final
À la fin de mon stage, l’application d’import était fonctionnelle et a été mise en route dans l’environnement de l’entreprise. Le traitement a été automatisé afin de s’exécuter toutes les heures, ce qui permet de limiter les interventions manuelles et d’assurer une mise à jour régulière des données. L’outil permet désormais d’importer les fichiers Excel, de contrôler leur structure, d’ajouter ou de mettre à jour les données dans la base HyperFile et de conserver une traçabilité complète grâce au système de logs.
Cette automatisation a permis de fiabiliser le processus d’import, de réduire le risque d’erreurs humaines et de faciliter l’exploitation des données dans MyReport. Le projet a donc abouti à une solution concrète, utilisée pour améliorer un processus métier réel de l’entreprise.
Cette automatisation a permis de fiabiliser le processus d’import, de réduire le risque d’erreurs humaines et de faciliter l’exploitation des données dans MyReport. Le projet a donc abouti à une solution concrète, utilisée pour améliorer un processus métier réel de l’entreprise.
Conclusion personnelle
Ce projet m’a permis de travailler sur un besoin réel d’entreprise et de découvrir WinDev ainsi que HyperFile / HFSQL dans un contexte professionnel. J’ai progressé en traitement de données, en modélisation de base, en optimisation, en tests et en documentation technique.
Il m’a également permis de gagner en autonomie, en rigueur et en compréhension des contraintes d’un environnement professionnel, notamment lorsqu’un outil doit être fiable, maintenable et utile à un processus métier existant.
Il m’a également permis de gagner en autonomie, en rigueur et en compréhension des contraintes d’un environnement professionnel, notamment lorsqu’un outil doit être fiable, maintenable et utile à un processus métier existant.